Gestion des alias (boîtes aux lettres partagées) sous Outlook

Introduction

Ce tutoriel vous explique comment gérer vos alias (boîtes mails partagées) dans notre outil. 
Pour rappel, un alias est une adresse mail qui est liée à une adresse primaire d’un collaborateur.  L’alias est souvent utilisé pour des adresses génériques et partagées, comme par exemple l’adresse support (support@weadvocacy.com) ou contact (contact@weadvocacy.com) d’une entreprise.

01 – Créer un utilisateur pour l’alias

Pour affecter une signature spécifique à un alias, il est nécessaire dans un premier temps de créer un utilisateur dédié pour cet alias. 
Pour créer un utilisateur vous allez dans le menu “Utilisateurs / Groupes >  Utilisateurs”.
Une fois dans le menu de gestion des utilisateurs, vous cliquez sur “Ajouter un utilisateur”.

Une fois dans l’éditeur, vous remplissez les champs qui correspondent à votre alias comme dans l’exemple ci-dessous puis enregistrer votre nouvel utilisateur en cliquant sur Ajouter l’utilisateur en bas à gauche. 

Une fois cette première étape réalisée, vous allez passer à la phase de création de votre Alias. 

02 – Lier l’alias à l’adresse primaire

Pour lier l’alias à l’adresse primaire du collaborateur cliquez dans le menu de navigation choisissez l’item “Utilisateurs / Groupes > Alias” . 
Créez ensuite un nouvel alias en cliquant sur “ajouter un nouvel alias”. 

Sélectionnez enfin l’alias (ex : contact@weadvocacy.com) et l’adresse primaire associée (ex : thomas@weadvocacy.com). 
Attention afin de remplir ces champs, vous allez devoir choisir un alias et une adresse primaire qui se trouvent dans la liste déroulante proposée par l’outil. C’est pour cette raison qu’il fallait créer votre utilisateur (=alias) en amont. 

Une fois l’alias et l’adresse primaire sélectionnées, sauvez l’enregistrement en cliquant sur “Ajouter l’alias”.

03 – Assigner une signature spécifique à votre alias 

Une fois votre alias associé à votre adresse primaire, il suffit maintenant d’assigner une signature spécifique à votre alias.
Signature de l’adresse primaire : 

Signature de l’alias : 

Pour assigner une signature un alias, il suffit ensuite d’assigner la signature à l’alias via la section “gestion de vos signatures”.

04 – Vérifiez le résultat dans votre messagerie 

Une fois l’opération terminée, pensez à redémarrer votre messagerie Outlook. Une fois votre messagerie redémarrée, ouvrez un nouveau message et sélectionnez la bonne messagerie d’envoi qui correspond à votre alias.